In de schaduw van... Tim Koppen van Bio-Essentials

In de rubriek ‘In de schaduw van…’ volgt Gertjan van Gils een dag uit het leven van een professional in het kappersvak. Of het nu een ondernemer, educator of productleverancier betreft, Gertjan deinst nergens voor terug en neemt ons mee naar plekken waar normaal gesproken de deuren gesloten blijven. In deze editie loopt Gertjan een dag mee met Tim Koppen, eigenaar en bestuurder van Bio-Essentials in Turnhout, België.

Sinds ik deze rubriek schrijf, heb ik een lijstje in mijn hoofd van bedrijven die ik graag wil bezoeken. Eén daarvan: een fabrikant die producten ontwikkelt, produceert en verpakt. Na wat online speurwerk ontdekte ik dat dit soort fabrieken in Nederland en België schaars zijn. Uiteindelijk vond ik er toch eentje en nog wel om de hoek, in Turnhout. Na kort zoeken kwam ik erachter dat Tim Koppen mede-eigenaar is. Ik pakte de telefoon en belde Bio-Essentials. Op zulke momenten zit mijn ademhaling altijd wat hoger, want ik heb gemerkt dat veel bedrijven hun deuren liever gesloten houden. Je wordt vaak niet teruggebeld of simpelweg afgescheept door iemand die echt op de verkeerde werkplek zit. Tot mijn verbazing kreeg ik Tim zelf aan de lijn. Het gesprek was meteen persoonlijk en open. Ik vertelde over mijn artikel en hij stemde toe.
 
Op 12 augustus vertrek ik vol goede moed en met gezonde spanning richting Bio-Essentials in Turnhout: een bedrijf dat cosmetica ontwikkelt, produceert en verpakt, van haircare tot skincare en UV-bescherming. Omdat je zelden een kijkje mag nemen in zo’n fabriek, verschijnt mijn rubriek dit keer niet alleen in De Kapper, maar ook in De Beautysalon, én online. Als kappers of schoonheidsspecialisten gebruiken we deze producten dagelijks, maar we staan zelden stil bij wat eraan voorafgaat. Daar ben ik dus supernieuwsgierig naar. Ik ben nog nooit met zo’n lange vragenlijst van huis vertrokken. Ik kan dan ook niet wachten om binnen te stappen en een dag met Tim mee te lopen.
 
Tim werkte altijd in de engineering en kwam 17 jaar geleden bij Bio-Essentials. In 2020 kreeg hij de kans om het bedrijf over te nemen, een kans die hij met beide handen greep. Als echte teamspeler gaf hij richting aan zijn visie: “Het bundelen van de krachten van het bedrijf, hun kennis en de wensen van de klant.”
 
Bio-Essentials ontwikkelt voor haar klanten écht een private label. Je kunt daar dus niet zomaar een bestaand product kiezen en je eigen label erop plakken, dat is een white label.
Vaak worden producten als private label aangeboden, terwijl ze dat feitelijk niet zijn. Als ondernemer stap je dan naar een fabrikant met een portfolio vol kant-en-klare producten. Daaruit kies je een selectie, die vervolgens wordt verpakt en voorzien van jouw naam. De concurrent om de hoek kan in principe exact hetzelfde doen. Het nadeel? Je bent nooit de eigenaar van het recept, dat blijft bij de fabrikant. En dat betekent dat jouw ‘unieke’ product uiteindelijk overal kan opduiken.
 
Bij Bio-Essentials gaat het dus compleet anders. Hier begint het altijd met een persoonlijk gesprek over het gewenste product. Aan tafel zitten niet alleen Tim Koppen, maar ook de Research & Development-afdeling onder leiding van Alomgir Ali. Deze ervaren specialist werkte eerder onder meer voor Revlon, waar hij verantwoordelijk was voor haircare en haircolor. Op basis van dat eerste gesprek wordt een op maat gemaakte formule ontwikkeld. Daarbij zoekt Bio-Essentials niet zomaar naar ingrediënten van hoge kwaliteit, maar naar de meest innovatieve en ecologische oplossing die past bij het merk en de doelgroep van de klant. Als klant kan je aangeven welke ingrediënten je graag ziet in je eindproduct. Stel: je wilt een product ontwikkelen met Cacay-olie, PDRN (polydeoxyribonucleotide, afkomstig van zalmsperma-DNA) en fermenten. Dan heb je drie krachtige ingrediënten die regenererend, hydraterend en huidverbeterend werken, met bovendien een anti-agingeffect. Deze wensen kun je gewoon neerleggen bij Bio-Essentials, waarna het team aan de slag gaat om er een passende formulering van te maken.
 
Kortom, Tim en zijn team denken actief mee, delen hun kennis van trends en ontwikkelingen en weten complexe wensen te vertalen naar slimme formuleringen. Dit gebeurt in volledige transparantie, waarbij de klant als merkhouder altijd eigenaar blijft van de formule - hier wordt dus echt een private label ontwikkeld. Tegelijkertijd wordt gekeken naar een passende verpakking: van fles, pot of tube tot airless dispenser of andere afvulsystemen. Bio-Essentials beschikt over een breed netwerk en kan ook aerosols laten afvullen via partners. Ook daarin denken ze verder dan standaardopties: duurzaamheid, gebruiksgemak en uitstraling gaan hand in hand.
 
Dit is de eerste stap richting het uiteindelijke product. De ingrediënten worden door de klant gekozen en bij Bio-Essentials opgeslagen. Bestel je als klant een nieuwe batch, dan is deze dankzij die voorraad snel leverbaar.
 
Na deze fase volgen de zogenoemde Trial & Error-samples: kleine hoeveelheden die in het laboratorium worden gemaakt en door de klant zelf worden getest op geur, kleur, textuur en gevoel. Als de sample is goedgekeurd, start het testtraject. Dat begint met een stabiliteitstest van twaalf weken, waarin gekeken wordt of het product onder verschillende omstandigheden stabiel blijft. Vervolgens wordt met een challenge-test onderzocht of het bestand is tegen bacteriegroei. Daarna volgt een verpakkingstest om te controleren of het product ook in de gekozen verpakking stabiel blijft.
 
Tot slot volgt een toxicologische onderzoek. Daaruit ontstaat de PIF (Product Informatie File): een cosmetisch dossier dat verplicht is en moet worden goedgekeurd door een onafhankelijke safety assessor. Daarna wordt het product geregistreerd in het CPNP (Cosmetic Product Notification Portal), de Europese databank voor cosmetica. Pas dan mag het worden geproduceerd, verpakt en verkocht. De afvulhoeveelheid is mogelijk van 2 ml tot en met 1000 ml, zowel warm als koud. Het hele traject neemt gemiddeld 9 tot 12 maanden in beslag, maar dan heb je als klant wél een product met een unieke, op maat gemaakte formule die echt van jou is. Met ingrediënten waar jij als kapper of beautyprofessional volledig achter staat.
 
Wil je nog een stap verder gaan? Dan kun je je product ook dermatologisch of in-vitro laten testen. Deze testen worden uitgevoerd in geaccrediteerde externe laboratoria en verlengen de doorlooptijd, maar bieden extra zekerheid en onderbouwing.
 
Bio-Essentials produceert onder andere haircare, skincare, suncare, oralcare en sportscare. Als ik Tim vraag waar hij het meest trots op is, noemt hij een innovatief ontwikkelde peptide voor skincare. Voor haircare houdt hij juist van complexe formules die andere producenten links laten liggen. Suncare vindt hij het meest uitdagend: dit vraagt de meest geavanceerde processen en de zwaarste testen.
 
Na een paar uur in gesprek te zijn geweest met Tim en Alomgir, moet Tim even wat telefoontjes plegen en een kort rondje door de fabriek lopen. Geen probleem, want dat geeft mij de kans om met Alomgir een aantal producten te bespreken die wij zelf in de salon verkopen. Dat is vrij eenvoudig, want in onze online shop staan alle INCI-lijsten keurig vermeld. Als ondernemer ben je verplicht deze online te zetten bij verkoop via internet. INCI staat voor International Nomenclature of Cosmetic Ingredients en geeft klanten de mogelijkheid om op www.incidecoder.com de ingrediënten te bekijken en te begrijpen voordat ze iets bestellen. Op die website worden de bestanddelen duidelijk toegelicht.
 
Ik laat Alomgir een paar vergelijkbare producten zien van onder andere een herenmerk dat wij zelf verkopen. Wat blijkt? De ingrediënten die wij gebruiken zijn, volgens hem, veel beter en gezonder voor haar en hoofdhuid dan die van sommige andere merken die wij in de salon hebben staan. Eigenlijk wist ik dat al, maar het is toch leuk om het bevestigd te krijgen door iemand met zoveel kennis van cosmetica.
 
Wanneer Tim zich weer bij het gesprek voegt, krijg ik een uitgebreide rondleiding door de fabriek. Hij laat me de ketels zien waarin de producten worden gemengd, de afvul- en etiketteermachines en het laboratorium waar alle formules tot stand komen. Tim vertelt honderduit. Zo deelt hij dat ze tijdens de coronaperiode benaderd werden door een van de grootste bierbrouwerijen van België, met het verzoek om handgel te ontwikkelen, in die tijd een onmisbaar product. Ze produceerden duizenden liters. Bij het brouwen van alcoholvrij bier blijft namelijk alcohol als restproduct over en die werd benut om tienduizenden liters handgel te maken. De brouwerij heeft deze vervolgens kosteloos verspreid binnen de medische sector, waaronder ziekenhuizen en familiehulp.
 
We beginnen onze tour in de ruimte waar de mengketels staan. Hier worden de ingrediënten gemengd en bereid – zowel voor warme als koude formuleringen. Vervolgens lopen we door naar de ruimte met de afvulmachines. Daar kunnen niet alleen flessen en potten gevuld worden, maar ook tubes in allerlei vormen: rond of ovaal, van aluminium of kunststof. In deze ruimte krijgen de producten ook hun labels. Daarna bezoeken we het laboratorium: de plek waar producten letterlijk het levenslicht zien. Hier worden ze ontwikkeld en voortdurend getest. Tot slot komen we in een enorme hal, waar misschien wel duizenden verschillende ingrediënten opgeslagen staan. Voor iedereen die ooit droomde van een eigen merk, is dit echt een walhalla. Ik heb dan ook echt de neiging om alles open te trekken, te voelen en om eraan te ruiken. Sommige zijn heel klein verpakt en sommige staan echt in hele grote bulkverpakkingen.
 
In een ander deel van het magazijn staan eindproducten, klaar voor verzending naar klanten. Het zou zomaar kunnen dat jij een product in je salon hebt staan dat hier in Turnhout is gemaakt, zelfs als er een heel ander merk op staat. Ik heb gezien dat ze zeer gerenommeerde merken produceren met zeer hoogwaardige ingrediënten. Deze producten worden dus met de meeste zorg, kennis en ambachtelijkheid gemaakt en worden op de meest innovatieve en ecologische manier geproduceerd.
 
Deze leerzame en boeiende dag heeft me anders naar producten laten kijken. Wat wij als vanzelfsprekend gebruiken, blijkt het resultaat van een intensief proces. Dank aan Tim en Alomgir voor hun openheid en gastvrijheid. Ze namen me mee in de wereld van haircare en skincare.